Намаляване на разходите за процеси с електронни обществени поръчки 

Как един голям автомобилен производител намали разходите си за процесите чрез електронни обществени поръчки (eProcurement) от RS...

Екипите за обществени поръчки и инженерите са изправени пред няколко предизвикателства по отношение на поддръжката, ремонта и експлоатацията на активите и съоръженията на тяхната организация. Веригата за доставки на непреки материали е сложна поради броя на участващите заинтересовани страни, фрагментираната база за доставки и броя на продуктите, които са разделени по категории. Освен това има постоянен натиск от страна на висшето ръководство за намаляване на разходите. 

Като един от най-големите индустриални доставчици, RS е в уникална позиция да разбира сложните нужди на своите клиенти и да им помага да оптимизират процесите си и да постигнат икономическа ефективност. 

Решаващият факт, който организациите трябва да оценят, е, че непреките разходи за процеса на възлагане на обществени поръчки могат да бъдат два пъти по-големи от сумата, похарчена за самите продукти. Така че, ако вашата организация харчи 100 000 долара за закупуване на продукти в продължение на една година, ще похарчите още 200 000 долара за преработка или „меки“ разходи. 

Предизвикателството 

Пример за това как RS работи с организация за подобряване на индиректния процес на възлагане на обществени поръчки са отношенията ни с един от най-големите автомобилни производители. Използвайки RS като един от ключовите си доставчици на продукти за техническо обслужване, този клиент беше изправен пред необходимостта да прави големи обеми от поръчки с ниска транзакционна стойност в цялата си организация. Всяка друга позиция трябваше да премине през ръчен процес на заявяване и да бъде въведена ръчно в местната ERP система (планиране на ресурсите на предприятието). 

Това доведе до дублиране на работата на отдела за обществени поръчки и в резултат на това времето за обработка (и произтичащите от това разходи) за всяка поръчка беше голямо, тъй като всяка поръчка, направена извън собствената система за електронни обществени поръчки на компанията, изискваше да се направи вътрешна поръчка за покупка и да се добави в системата. Като се има предвид броят на транзакциите в организация от такъв мащаб, това значително увеличи работното натоварване на екипите по обществени поръчки. 

По този начин има значителна стойност от намаляването на разходите за процеса, вместо да се съсредоточаваме единствено върху покупната цена. 

Освен това клиентът искаше да има по-добра видимост на непреките си разходи за ключовите доставчици, от които редовно пазарува, за да може да идентифицира по-добре възможностите за спестяване на разходи и ефективност. В този смисъл компанията искаше да интегрира тези системи в своята система за електронни обществени поръчки. 

Решението 

RS беше избрана да бъде част от първата фаза на доставчиците, с които производителят на автомобили искаше да се интегрира. Това се дължи на голямата продуктова гама на RS, което означава, че може да покрие всички нужди на продуктовата категория на клиента, както и техническия опит, който RS има с внедряването на електронни обществени поръчки. 

За да се гарантира минимално прекъсване на работата на инженерите и същевременно да се осигури достъп до продукти, технически данни, изображения и наличности на склад, беше използвана възможност, наречена PunchOut. Това осигурява сигурна връзка с уебсайта на RS от модула за електронни обществени поръчки на клиентите. Използването на PunchOut означава, че крайните потребители в автомобилния производител могат да отворят поръчка за покупка (PO) в собствената си система, да получат достъп до уебсайта на RS и да създадат кошница от продукти, която след това се изтегля обратно в тяхната система. Когато се получат данните от кошницата, автоматично се попълва PO с всички данни, от които клиентът се нуждае, и е готов да бъде изпратен (след всички вътрешни одобрения) директно на RS за обработка. 

Резултатът 

Този нов, опростен процес значително намали времето за подаване на поръчки, като същевременно запази автономността на крайните потребители да правят покупки сами. Това освобождава времето както на екипа по обществените поръчки, така и на крайните потребители да се съсредоточат върху дейностите с добавена стойност в съответните длъжности. 

Общите „меки“ разходи за процеса са намалени от 261 000 долара на 165 812 долара – икономия от малко над 95 000 долара. Това е постигнато чрез намаляване на времето за обработка на поръчките от средно 89 минути на само 56 минути. Това означава само 7 минути за подаване на поръчка (половината от предишния процес на хартиен носител), разрешаване на поръчката за 6 минути (половината от предишния процес) и премахване на необходимостта от потвърждаване на цената/наличието на продукта поради незабавния достъп до тази информация (премахване на 11 минути от предишния процес). Освен това няма нужда да плащате индивидуални фактури всеки месец, като RS предоставя едно месечно обобщение на фактурата. 

Освен това използването на една интегрирана система дава на клиента по-голяма прозрачност около преките му разходи. С всички данни от хиляди покупки, събрани в една система, сега е възможно да се анализира тази информация, за да се помогне на клиента да сравни своите резултати и да подобри стратегията си за непреки поръчки в бъдеще. 

Самата интеграция беше извършена съвместно от технически експерти от двете страни, като специален специалист по електронна търговия от RS наблюдаваше процеса от началото до края. 

Поради големия брой променливи, свързани с настройката, екипите съставиха карта на текущия процес на клиентите, за да проверят дали новият процес ще го следва възможно най-точно, за да се постигне желаният резултат и да се гарантира, че всички необходими данни за поръчките се събират в една система. След строги тестове окончателната система заработи и RS продължи да наблюдава връзката през първия месец, преди проектът да бъде приключен като успешна интеграция. 

И накрая, данните от електронните обществени поръчки могат да бъдат използвани от клиента, за да поддържа по-добър контрол върху инвентара си. Като имате ясна представа за това, което се купува, е възможно да създадете профил на запасите въз основа на действителното потребление. Това означава, че клиентът трябва само да държи запасите, които действително използва (особено за справяне с непланирана поддръжка), докато скъпите артикули, които не се използват редовно, могат да бъдат поръчани, както и когато са необходими, като се използва гамата от опции за доставка на RS.